期日の呼出しは、通常は、口頭審理陳述要領書（»特許法施行規則５１条）の提出を促すための審理事項通知書の送付と併せて、次のような手順の方法によって行われる（»特許庁「審判便覧」３３−０１、同３３−０８）。
　�@審判書記官は、期日調整の依頼書と合議体が起案した審理事項通知書（期日が未記入のもの）を当事者にファクシミリによって送付する（通常は同時に送付されるが、審理事項通知書が遅れて送付される場合もある）。
　�A審判書記官は、当事者と期日を調整し、合議体の了承が得られた後、期日請書ひな形を当事者にファクシミリによって送付する。
　�B審判書記官は、当事者からの期日請書が揃った後、決定した期日を合議体に連絡する。
　�C合議体は、審理事項通知書に期日を記入し、決裁する。
　�D審判書記官は、期日が記入された審理事項通知書を当事者に送付する。

　【補足１】ファクシミリによる送付をする前には、あらかじめ当事者に電話による連絡がとられ、連絡がとれない場合や当事者が呼出状の送達を求めた場合は、口頭審理期日呼出状が送達される（»特許庁「審判便覧」３３−０１）。

　【補足２】当事者の全員が出頭している口頭審理の場において、次回の口頭審理の期日の調整と告知による呼出しが行われる場合もある（»特許庁「審判便覧」３３−０１）。

　【補足３】指定された期日は、職権や請求によって変更される場合がある（»第５条２項）。

　【補足４】第１回目の口頭審理の期日の呼出しの時期は、事件によって異なり、早ければ被請求人への審判の請求書の副本の送達とともに行われる場合（この場合の口頭審理は請求人による請求の理由の説明が中心となり、第１回目の口頭審理後に被請求人に第１回目の法定の答弁書を提出する機会が与えられ、通常は第２回目以後の口頭審理も行われる）があり、遅ければ被請求人による答弁書や訂正の請求書の提出、請求人による弁駁書や手続補正書の提出によって双方の主張が出揃った後に行われる場合（この場合の口頭審理は審尋による争点の整理が中心となり、通常は第２回目以後の口頭審理は行われない）がある（»特許庁「口頭審理実務ガイド」第２章�T）。